Reinder Gerritsen
Reinder Gerritsen Solution Architect
6 april 2020

Outsourcing draait om waarde, niet om kosten

Organisaties die voor de eerste keer hun IT uitbesteden, hebben regelmatig verkeerde verwachtingen. Ze focussen zich vooral op het kostenplaatje. Dat is enigszins begrijpelijk: voor de meeste organisaties is IT een kostenpost ter ondersteuning van hun primaire werk. Soms zien ze het zelfs als een noodzakelijk kwaad. Dan schrijven ze een RFI, RFP of aanbesteding uit in de verwachting dat de kosten voor de IT zullen dalen. Als gevolg daarvan kiezen ze hun partner maar al te vaak op basis van de geoffreerde prijs – en niet op basis van hun verwachtingen van het werk dat uiteindelijk gedaan moet worden.

“Er moet worden schoongemaakt. Wanneer IT in eigen beheer is, dan krijgen je medewerkers het druk”
De verkeerde afweging

Outsourcing draait in essentie niet om het besparen van kosten. Het draait om het toevoegen van waarde. Een voorbeeld. Je hebt een drukke baan die goed betaalt à 100 euro per uur. Maar je werkt vanuit huis en daar heb je ook nog schoonmaaktaken en het huishouden die je in de weg zitten: dat kost je zo 8 uur per week.

Als je nou besluit een goede schoonmaker in te huren die het werk in een halve dag voor 20 euro per uur kan doen, kost die outsourcing je op het eerste gezicht 80 euro per week. Als je echter kijkt naar de toegevoegde waarde van je beslissing, dan zie je het volgende: door de huishoudelijk taken uit te besteden, kun jij 8 uur extra werken wat je per saldo 720 euro oplevert. En minstens zo belangrijk: een ervaren schoonmaker doet de schoonmaak in de helft van de tijd en je huis is schoner dan ooit tevoren. Dit omdat de schoonmaker niet alleen efficiënter, maar ook nog eens effectiever werkt en daardoor details meeneemt die jij voorheen over het hoofd zag.

Je had natuurlijk ook een goedkopere schoonmaker kunnen kiezen. Maar dan krijg je er een die alleen even snel een doekje door het huis haalt, waardoor je achteraf alsnog zelf je plinten moet afnemen en je het bovendien niet erg moet vinden dat er zo nu en dan een glaasje sneuvelt: het scheelt je nog steeds tijd en zelfs meer geld, maar je wordt er niet blij van.

 Scroll verder voor de rest van deze blog

Meld je aan voor de Solvinity Nieuwsbrief

Ontvang elk kwartaal het laatste nieuws, blogs, artikelen en events. Meld je aan voor onze nieuwsbrief.
Schoonmaken in de IT

Eenzelfde overweging kun je maken voor je IT-beheer. Stel, er is een update nodig van software op je systeem. Met andere woorden, er moet worden schoongemaakt. Wanneer IT in eigen beheer is, dan krijgen je medewerkers het druk. Ze moeten schakelen met softwareleveranciers, meekijken of het proces goed verloopt en garanderen dat tijdens het updateproces het hele systeem veilig blijft draaien.

Wanneer een organisatie deze ‘schoonmaak’ uitbesteedt aan een goede specialist, dan komt er uiteraard een kostenpost bij. Maar je medewerkers krijgen daardoor wel de vrijheid om zich te richten op langetermijnstrategieën, organisatie-specifieke projecten, of het optimaliseren van huidige bedrijfsprocessen. Daar komt bij dat je de zekerheid hebt dat je IT na afloop ook echt stabieler en veiliger is, want de IT-beheerder heeft de specialistische kennis in huis om op de details te letten die je eigen medewerkers, die tenslotte nog veel meer aan hun hoofd hebben, gemakkelijk over het hoofd zien.

Dat wil zeggen – als je tenminste geen partij hebt gekozen die de boel net zo hard moet afraffelen als je eigen medewerkers, omdat het allemaal voor een schijntje is geoffreerd…

Alhoewel vaak alle drijfveren in meer of mindere mate een rol zullen spelen, zijn er altijd 1 of 2 die er met kop en schouders bovenuit steken. Dit verschilt per organisatie. Het helder krijgen van deze drijfveren bij aanvang helpt om focus te houden gedurende het gehele transitietraject. Dit helpt ook om het beoogde doel van de transitie uit te leggen aan medewerkers en hen zo op een goede manier mee te krijgen.

Investeren, niet besparen

IT-beheer uitbesteden bij een degelijke en ervaren partij betaalt zich op lange termijn terug. Je zult het met name terugzien in een hogere kwaliteit, bijvoorbeeld door een verbeterde beheersbaarheid en hogere beschikbaarheid, door een verbeterd reactievermogen bij eventuele incidenten, en door de garantie (en het bijbehorende inzicht) dat je IT voldoet aan de laatste wettelijke en beveiligingseisen.

De boodschap is simpel: zie outsourcing als een manier om je eigen organisatie te ontlasten door te investeren in gespecialiseerde kennis en ervaring. Als je dat wilt bereiken, weet je ook dat de goedkoopste oplossing waarschijnlijk niet de beste kan zijn. Outsourcing moet een stap voorwaarts zijn voor de organisatie. Zorg daarom dat je tijdens het uitbestedingsproces de partij selecteert die je op termijn de meeste meerwaarde kan bieden, en niet de club die belooft het voor een habbekrats te kunnen doen. Investeren in kwaliteit is de beste manier om er onder de streep uiteindelijk het meeste op vooruit te gaan.

Cloud transitie: Een aanpak in 3 stappen

Download de Cloud Transitie White Paper

Wil je meer weten over Cloud Transitie? Lees alles over de drie fasen van een cloud transitie, de transitie drivers en ons Transitie Framework. 

Lees meer

Blog