In gesprek met gemeenten: IT uitbesteden of niet?

24 november 2020

In gesprek met gemeenten: IT uitbesteden of niet?

Gemeenten staan voor een grote digitaliseringsopgave. De dienstverlening aan burgers en bedrijven, de processen in de eigen organisatie, ondersteuning van thuiswerken; op vrijwel elk vlak is digitale transformatie aan de gang of op zijn minst hoogstnoodzakelijk. Dat werpt de vraag op of gemeenten de basis voor die digitalisering – de IT-infrastructuur – in eigen hand moeten houden of beter kunnen uitbesteden.

Solvinity bracht op 19 november, in samenwerking met AG Connect, IT-beslissers van gemeenten en deskundigen bijeen in het online rondetafelgesprek ‘Digitale Agenda Gemeenten 2024 – IT uitbesteden of niet?’ Het geanimeerde digitale gesprek werd gevoerd aan de hand van twee stellingen: ‘IT uitbesteden is goedkoper’ en ‘Bij IT-outsourcing verlies ik de controle’. Daarnaast namen twee ervaringsdeskundigen uit de gemeentewereld de deelnemers mee in de overwegingen van hun gemeente voor totale outsourcing (Jos Lindhout) en voor het juist niet uitbesteden van IT (Paul Bakker).

Voor beide keuzes zijn uiteraard goede argumenten. Het vereiste kennisniveau, heeft een gemeente dat in huis? Hoe ga je om met de toenemende verSaaSing, de beperkingen van legacy-systemen? Het kostenaspect duikt op aan beide zijden van de discussie. Uitbesteden kan tot kostenbesparingen leiden, omdat betalen voor gebruik in de regel goedkoper is dan betalen voor bezit. Bovendien is de eigen infrastructuur vaak snel verouderd. Anderzijds is outsourcing duurder, omdat bijvoorbeeld een nieuwe laag wordt toegevoegd tussen tools en business, terwijl de bestaande IT-organisatie (deels) intact blijft.

"Uitbesteden kan tot kostenbesparingen leiden, omdat betalen voor gebruik in de regel goedkoper is dan betalen voor bezit”

‘Minder meer kosten’

Jos Lindhout, manager ICT bij gemeente Schiedam en voordien verantwoordelijk voor het IT-uitbestedingstraject bij Alphen a/d Rijn: “Mijn ervaring is dat kosten niet het verschil maken. De kosten moeten dan ook niet de belangrijkste driver zijn.” Wel stelde hij dat het voor een zelfstandige gemeente haast geen doen is om technologische ontwikkelingen bij te benen, zowel in hardware als expertise. Veel gemeenten kiezen voor samenwerking in een SSC, zeker voor processen die bij gemeenten vergelijkbaar zijn.

De algemene conclusie: uitbesteden levert geen directe kostenbesparing op, buiten het feit dat je niet meer hoeft te investeren in hardware en overgaat naar betalen voor gebruik. Maar uitbesteden leidt op termijn wel tot ‘minder meer kosten’: de directe kosten blijven vaak gelijk, maar je boekt uiteindelijk winst inefficiëntie, innovatie en toegevoegde kennis die je anders toch zou moeten binnenhalen.

Bovendien waren deelnemers eensgezind over de belangrijkste focus. “We doen het voor inwoners en organisaties, niet voor onze IT-afdeling”, aldus Paul Bakker, manager ICT in Beverwijk, een gemeente overigens die op advies van Solvinity besloot de IT niet uit te besteden; de organisatie was er nog niet klaar voor en er was net geïnvesteerd in hardware. In plaats daarvan heeft Solvinity een roadmap opgesteld waarmee Beverwijk zijn IT-omgeving en -organisatie toekomstbestendig kan maken.

"Het succes van uitbesteden hangt ook af van de IT-partner. Samenwerking is mensenwerk"

Voorbereiding en samenwerking zijn belangrijk

Hoe zit het met de controle bij uitbesteden? Een belangrijke les uit ervaring: “Als je al geen controle had over de IT, krijg je die ook niet door outsourcen.” Cruciaal is om voldoende tijd te besteden aan de voorbereiding op de outsourcing. Daarbij is het verstandig te buurten bij andere gemeenten die al stappen verder zijn en daarvan te leren. In een gemeente spelen politieke keuzes ook een rol. Tip: neem in het voortraject de politieke besluitvorming mee en zorg voor draagvlak, maar houd de politiek bij inhoudelijke IT-beslissingen buiten de deur.

Het succes van uitbesteden hangt ook af van de IT-partner. Samenwerking is mensenwerk. De menselijke maat is vaak belangrijker voor het succes dan de SLA of juridische bepalingen. Kies dus niet alleen voor een ervaren en betrouwbare partner die zijn kennisniveau op peil heeft en houdt, maar waarmee je ook die klik voelt.

Eigen tempo en wensen

De discussie tijdens deze onlinebijeenkomst van Solvinity heeft interessante en relevante ervaringen en invalshoeken op tafel gebracht. Elke gemeente heeft in de digitale transformatie zijn eigen wensen en tempo, en bepaalt dan ook zelf of en zo ja, wanneer IT uitbesteden de oplossing is. Solvinity heeft deze motivatoren ondergebracht in een model van 6 C’s, dat een handvat kan bieden bij deze keuze (zie kader).

Wil je meer leren over de ervaringen bij andere gemeenten of verder praten over de voordelen, mogelijkheden en uitdagingen van uitbesteden van IT, neem contact op met onze Business Manager Anil Ozdemir (06-82119991 / anil.ozdemir@solvinity.com).