24 november 2020

In gesprek met gemeenten: IT uitbesteden of niet?

Gemeenten staan voor een grote digitaliseringsopgave. De dienstverlening aan burgersĀ en bedrijven, de processenĀ in de eigen organisatie, ondersteuning vanĀ thuiswerken; op vrijwel elk vlak is digitale transformatie aan de gang of op zijn minstĀ hoogstnoodzakelijk. Dat werpt de vraag op of gemeenten de basis voor die digitalisering ā€“ de IT-infrastructuur ā€“ in eigen hand moeten houden ofĀ beterĀ kunnen uitbesteden.Ā Ā 

Solvinity bracht op 19 november, in samenwerking met AG Connect,Ā IT-beslissers van gemeentenĀ en deskundigenĀ bijeen inĀ hetĀ online rondetafelgesprekĀ ā€˜Digitale Agenda Gemeenten 2024 ā€“ IT uitbesteden of niet?ā€™ Het geanimeerde digitale gesprek werd gevoerd aan de hand van twee stellingen: ā€˜IT uitbesteden is goedkoperā€™ en ā€˜Bij IT-outsourcing verlies ik de controleā€™. Daarnaast namen twee ervaringsdeskundigen uit de gemeentewereld de deelnemers mee in de overwegingen van hun gemeente voor totale outsourcing (Jos Lindhout) en voor het juist niet uitbesteden van IT (Paul Bakker).

Voor beide keuzes zijn uiteraard goede argumenten. Het vereiste kennisniveau, heeft een gemeente dat in huis? Hoe ga je om met de toenemende verSaaSing, de beperkingen van legacy-systemen? Het kostenaspect duikt op aan beide zijden van de discussie. Uitbesteden kan tot kostenbesparingen leiden, omdat betalen voor gebruik in de regel goedkoper is dan betalen voor bezit. Bovendien is de eigen infrastructuur vaak snel verouderd. Anderzijds is outsourcing duurder, omdat bijvoorbeeld een nieuwe laag wordt toegevoegd tussen tools en business, terwijl de bestaande IT-organisatie (deels) intact blijft.

"Uitbesteden kan tot kostenbesparingen leiden, omdat betalen voor gebruik in de regel goedkoper is dan betalen voor bezitā€
ā€˜Minder meer kostenā€™

Jos Lindhout, manager ICT bij gemeente Schiedam en voordien verantwoordelijk voor het IT-uitbestedingstraject bij Alphen a/d Rijn: ā€œMijn ervaring is dat kosten niet het verschil maken. De kosten moeten dan ook niet de belangrijkste driver zijn.ā€ Wel stelde hij dat het voor een zelfstandige gemeente haast geen doen is om technologische ontwikkelingen bij te benen, zowel in hardware als expertise. Veel gemeenten kiezen voor samenwerking in een SSC, zeker voor processen die bij gemeenten vergelijkbaar zijn.

De algemene conclusie: uitbesteden levert geen directe kostenbesparing op, buiten het feit dat je niet meer hoeft te investeren in hardware en overgaat naar betalen voor gebruik. Maar uitbesteden leidt op termijn wel tot ā€˜minder meer kostenā€™: de directe kosten blijven vaak gelijk, maar je boekt uiteindelijk winst inefficiĆ«ntie, innovatie en toegevoegde kennis die je anders toch zou moeten binnenhalen.

Bovendien waren deelnemers eensgezind over de belangrijkste focus. ā€œWe doen het voor inwoners en organisaties, niet voor onze IT-afdelingā€, aldus Paul Bakker, manager ICT in Beverwijk, een gemeente overigens die op advies van Solvinity besloot de IT niet uit te besteden; de organisatie was er nog niet klaar voor en er was net geĆÆnvesteerd in hardware. In plaats daarvan heeft Solvinity een roadmap opgesteld waarmee Beverwijk zijn IT-omgeving en -organisatie toekomstbestendig kan maken.

"Het succes van uitbesteden hangt ook af van de IT-partner. Samenwerking is mensenwerk"
Voorbereiding en samenwerking zijn belangrijk

Hoe zit het met de controle bij uitbesteden?Ā Een belangrijke les uitĀ ervaring:Ā ā€œAls jeĀ alĀ geen controle had over de IT, krijg je die ook niet door outsourcen.ā€Ā Cruciaal is omĀ voldoende tijdĀ te bestedenĀ aanĀ deĀ voorbereiding op de outsourcing.Ā Daarbij is het verstandigĀ te buurten bijĀ andere gemeentenĀ die al stappen verderĀ zijnĀ en daarvan te leren.Ā In een gemeente spelen politieke keuzes ook een rol. Tip: neemĀ in het voortraject de politieke besluitvorming meeĀ en zorg voor draagvlak, maar houdĀ de politiek bij inhoudelijke IT-beslissingen buiten de deur.Ā Ā 

Het succes van uitbesteden hangt ook af van de IT-partner.Ā Samenwerking is mensenwerk. De menselijke maat is vaakĀ belangrijkerĀ voor het succesĀ dan de SLA of juridische bepalingen.Ā KiesĀ dusĀ niet alleen voorĀ een ervaren en betrouwbare partner die zijn kennisniveau op peilĀ heeft enĀ houdt, maar waarmee jeĀ ookĀ die klik voelt.Ā Ā 

Eigen tempo en wensen

De discussie tijdens deze onlinebijeenkomst van Solvinity heeft interessante en relevante ervaringen en invalshoeken op tafel gebracht. Elke gemeente heeft in de digitale transformatie zijn eigen wensen en tempo, en bepaalt dan ook zelf of en zo ja, wanneer IT uitbesteden de oplossing is. Solvinity heeft deze motivatoren ondergebracht in een model van 6 Cā€™s, dat een handvat kan bieden bij deze keuze (zie kader).

Wil je meer leren over de ervaringen bij andere gemeenten of verder praten over de voordelen, mogelijkheden en uitdagingen van uitbesteden van IT, neem contact op met onze Business Manager Anil Ozdemir (06-82119991 / anil.ozdemir@solvinity.com).

Meld je aan voor de Solvinity Nieuwsbrief

Ontvang elk kwartaal het laatste nieuws, blogs, artikelen en events. Meld je aan voor onze nieuwsbrief.

Lees ook

Meer