Grip op je digitale transformatie met
i-governance voor gemeenten

De meeste gemeenten hebben flinke digitale ambities. Verdere digitalisering, meer participatie, data gedreven sturing, rpa, Common Ground, etc. Helaas blijkt de realisatie van al die plannen vaak moeizaam te verlopen. Zijn ze te ambitieus? Zijn er te veel plannen? Zijn de condities binnen de organisatie niet goed op orde? In dit gastblog van Wim Hoekstra, Consultant en Partner bij Quarant, lees je hoe
i–governance je helpt meer grip op de digitale transformatie te krijgen.

Quarant is een onafhankelijk adviesbureau voor de lokale overheid op het gebied van proces-, verander- en informatiemanagement, automatisering en effectief samenwerken.

I-governance: sturing, beheersing, toezicht en verantwoording

I–governance helpt je de beheersing, het toezicht en de verantwoording van/op je ICT-projecten goed te regelen. Het doel is zorgen voor een goede onderlinge samenhang van opgaven en projecten, zodat je de juiste dingen doet en deze ook goed doet. I–governance moet erop gericht zijn de volgende randvoorwaarden in je organisatie op orde te brengen:

1. De juiste mensen aan boord

Door de digitale transformatie groeit het aantal i-rollen in je organisatie. Er komt bijvoorbeeld meer vraag naar mensen die verstand hebben van data, cloud en security. Ook de behoefte aan informatie-adviseurs en portfolio-managers groeit. Met een strategische personeelsplanning zorg je ervoor dat je niet alleen voldoende, maar ook de juiste mensen in je organisatie hebt.

2. Een vraaggestuurde organisatie

Succesvolle ICT-projecten sluiten aan bij de wensen van de gebruikers op de vakafdelingen. Andersom kunnen nieuwe technieken de mensen op de vakafdelingen inspireren tot nieuwe wensen en ideeën voor de dienstverlening. Het is dus belangrijk dat mensen en techniek elkaar vinden en inspireren. Informatie–adviseurs zijn cruciaal daarvoor. Zij hebben nauwe banden met medewerkers in alle lagen van de organisatie.

“Het doel is zorgen voor een goede onderlinge samenhang van opgaven en projecten, zodat je de juiste dingen doet en deze ook goed doet."

3. Gestroomlijnde regieprocessen

De informatiehuishouding van je organisatie dient zich gecontroleerd door te ontwikkelen. Dit doe je door de volgende regieprocessen in te richten:

Beleidsontwikkeling

Beleidsontwikkeling vindt plaats op strategisch niveau. Je maakt onder andere heldere werkafspraken over het beheer van het ICT-budget, het werken onder architectuur, het bewaken van de informatieveiligheid, de inkoop van software en diensten en natuurlijk het opstellen en actualiseren van het informatiebeleidsplan.

Portfoliomanagement

Portfoliomanagement gaat over het maken van werkafspraken zodat de dienstverlening richting de burgers blijft aansluiten bij de wensen en eisen. En zodat ze een bijdrage leveren aan de doelen uit het i-beleid. Een actuele projectenagenda is daarbij belangrijk. Dan kun je prioriteiten stellen en de schaarse middelen juist verdelen. Geld, tijd en uren (experts) kun je immers maar één keer weggeven. Bovendien wil je de veranderingen behapbaar uitrollen.

Changemanagement

Changemanagement gaat over het gecontroleerd doorvoeren van wijzigingen binnen alle informatievoorzieningen. Het goed procesmatig verbinden van de functioneel beheerders met de ICT-beheerders vormt een kernonderdeel daarvan. Alle wijzigingen dienen steeds overzichtelijk te worden geregistreerd, zodat iedereen binnen de keten tijdig weet wat er gaat gebeuren en wat er van hem of haar wordt verwacht. Registreer alle wijzigingen in één applicatie.

Levering standaarddiensten

Het laatste proces gaat over het leveren van standaarddiensten. Denk aan het uitleveren van hard- en software en bijkomende rechten hiervoor. Je wilt de processen daarvoor goed borgen, zodat de standaarddiensten blijven voldoen aan de eisen van de organisatie. Niet in de laatste plaats vanwege toenemende veiligheidsrisico’s. Voor de borging van standaarddiensten is een goede regie op het instromen, doorstomen en uitstromen van collega’s ook van wezenlijk belang.

“De aanloop naar het post-coronatijdperk is hét moment voor een ‘reset’ van je i-governance IT- en/of I&A-beleid, zodat je je organisatie voorbereidt op snellere, meer flexibele manieren van werken. ”

4. Essentiële i-administraties op orde

Betrouwbare, actuele administraties zijn de basis van i–governance. Essentiële i-administraties die echt op orde moeten zijn, zijn:

een integrale initiatieven– en projectenlijst;
een overzicht van alle hardware- en softwarecomponenten in de organisatie, de relaties ertussen en bijbehorende documenten en contracten. (Configuration Management DataBase);
een overzicht van alle changes binnen de informatievoorzieningen;
een exploitatie- en projectenbegroting en de actuele uitnutting ervan;
een overzicht van vigerende beleidstukken die gaan over de informatisering en automatisering.

5. Een passende overlegstructuur

Voor de instandhouding en verbetering van de informatiehuishouding van jouw organisatie zijn veel functionarissen actief. Om elkaar te inspireren, te informeren en om te zorgen dat er tijdig besluiten worden genomen, is het van belang dat de organisatie beschikt over een passende overlegstructuur. Werk per overleg uit wie daaraan deelneemt, wat de frequentie is, wat de agenda vormt, etc.