Wim Hoekstra Consultant en Partner, Quarant
30 maart 2021

Grip op je digitale transformatie met
i-governance voor gemeenten

De meeste gemeenten hebben flinke digitale ambities.Ā Verdere digitalisering, meer participatie,Ā dataĀ gedrevenĀ sturing,Ā rpa,Ā CommonĀ Ground,Ā etc.Ā Ā Helaas blijktĀ de realisatie van al die plannen vaakĀ moeizaamĀ te verlopen.Ā ZijnĀ zeĀ te ambitieus?Ā Zijn er teĀ veelĀ plannen?Ā ZijnĀ deĀ conditiesĀ binnen de organisatieĀ niet goedĀ op orde?Ā In ditĀ gastblogĀ vanĀ Wim Hoekstra,Ā Consultant en PartnerĀ bijĀ Quarant,Ā lees jeĀ hoeĀ 
igovernanceĀ je helptĀ meer grip op de digitale transformatieĀ te krijgen.Ā 

Quarant is een onafhankelijk adviesbureau voor de lokale overheid op het gebied van proces-, verander- en informatiemanagement, automatisering en effectief samenwerken.Ā 

I-governance: sturing, beheersing, toezicht en verantwoording

IgovernanceĀ helpt jeĀ deĀ beheersing,Ā hetĀ toezicht enĀ deĀ verantwoordingĀ van/op je ICT-projectenĀ goed te regelen.Ā Het doelĀ is zorgen voor een goede onderlinge samenhang vanĀ opgaven enĀ projecten, zodatĀ je deĀ juiste dingenĀ doetĀ enĀ dezeĀ ookĀ goed doet.Ā IgovernanceĀ moetĀ erop gericht zijnĀ de volgendeĀ randvoorwaarden in jeĀ organisatie op ordeĀ te brengen:Ā 

1. De juiste mensen aan boord 

DoorĀ de digitale transformatieĀ groeit het aantalĀ i-rollen inĀ je organisatie. Er komtĀ bijvoorbeeldĀ meer vraag naar mensen die verstand hebben van data, cloudĀ en security. OokĀ de behoefte aanĀ informatie-adviseursĀ en portfolio-managersĀ groeit.Ā Met een strategischeĀ personeelsplanning zorg je ervoor dat jeĀ niet alleen voldoende, maar ook de juiste mensen inĀ jeĀ organisatie hebt.Ā Ā 

2. Een vraaggestuurde organisatie

Succesvolle ICT-projecten sluiten aan bij de wensen van de gebruikers op de vakafdelingen. Andersom kunnen nieuwe technieken de mensen op de vakafdelingen inspireren tot nieuwe wensen en ideeën voor de dienstverlening. Het is dus belangrijk dat mensen en techniek elkaar vinden en inspireren. Informatieadviseurs zijn cruciaal daarvoor. Zij hebben nauwe banden met medewerkers in alle lagen van de organisatie.  

ā€œHet doelĀ is zorgen voor een goede onderlinge samenhang vanĀ opgaven enĀ projecten, zodatĀ je deĀ juiste dingenĀ doetĀ enĀ dezeĀ ookĀ goed doet."

3. Gestroomlijnde regieprocessen

DeĀ informatiehuishoudingĀ van je organisatie dient zichĀ gecontroleerd door te ontwikkelen. DitĀ doe jeĀ door deĀ volgende regieprocessenĀ in te richten:Ā 

BeleidsontwikkelingĀ 

Beleidsontwikkeling vindt plaats opĀ strategisch niveau.Ā Je maaktĀ onder andereĀ heldereĀ werkafspraken overĀ het beheer van het ICT-budget, het werken onder architectuur,Ā het bewaken van deĀ informatieveiligheid,Ā deĀ inkoop van software en diensten enĀ natuurlijkĀ hetĀ opstellenĀ en actualiserenĀ vanĀ hetĀ informatiebeleidsplan.Ā 

PortfoliomanagementĀ 

Portfoliomanagement gaat over het maken van werkafspraken zodat de dienstverlening richting de burgers blijft aansluiten bij de wensen en eisen. En zodat ze een bijdrage leveren aan de doelen uit het i-beleid. Een actuele projectenagenda is daarbij belangrijk. Dan kun je prioriteiten stellen en de schaarse middelen juist verdelen. Geld, tijd en uren (experts) kun je immers maar één keer weggeven. Bovendien wil je de veranderingen behapbaar uitrollen.  

ChangemanagementĀ 

Changemanagement gaat over het gecontroleerd doorvoeren van wijzigingen binnen alle informatievoorzieningen. Het goed procesmatig verbinden van de functioneel beheerders met de ICT-beheerders vormt een kernonderdeel daarvan. Alle wijzigingen dienen steeds overzichtelijk te worden geregistreerd, zodat iedereen binnen de keten tijdig weet wat er gaat gebeuren en wat er van hem of haar wordt verwacht. Registreer alle wijzigingen in één applicatie. 

Levering standaarddienstenĀ 

Het laatste procesĀ gaat overĀ hetĀ leveren van standaarddiensten. Denk aanĀ hetĀ uitleveren van hard- en software en bijkomende rechten hiervoor.Ā Je wilt deĀ processen daarvoor goed borgen,Ā zodatĀ de standaarddiensten blijvenĀ voldoenĀ aanĀ de eisen van deĀ organisatie.Ā Niet in de laatste plaats vanwege toenemende veiligheidsrisico’s.Ā Voor de borging van standaarddiensten is eenĀ goede regie op hetĀ instromen, doorstomen en uitstromen van collega’sĀ ook van wezenlijk belang.Ā 

ā€œDe aanloop naar het post-coronatijdperk is hĆ©t moment voor een ā€˜reset’ van jeĀ i-governanceĀ IT- en/of I&A-beleid, zodat je je organisatie voorbereidt op snellere, meer flexibele manieren van werken.Ā ā€

4. Essentiƫle i-administraties op orde

Betrouwbare, actuele administraties zijn de basis van igovernance. Essentiële i-administraties die echt op orde moeten zijn, zijn: 

  • eenĀ integraleĀ initiatievenĀ enĀ projectenlijst;Ā 
  • een overzicht van alleĀ hardware- en softwarecomponentenĀ in de organisatie,Ā de relaties ertussenĀ en bijbehorende documenten en contracten.Ā (ConfigurationĀ ManagementĀ DataBase);Ā 
  • een overzicht van alle changes binnen de informatievoorzieningen;Ā 
  • een exploitatie- en projectenbegrotingĀ en deĀ actueleĀ uitnuttingĀ ervan;Ā 
  • een overzicht vanĀ vigerendeĀ beleidstukkenĀ die gaan overĀ de informatisering en automatisering.Ā 

5. Een passende overlegstructuur

Voor de instandhouding en verbeteringĀ van de informatiehuishouding van jouw organisatie zijn veel functionarissen actief.Ā Om elkaarĀ te inspireren,Ā te informerenĀ enĀ om te zorgen dat er tijdig besluitenĀ worden genomen,Ā is het van belang dat de organisatie beschikt over een passende overlegstructuur.Ā Werk per overleg uit wieĀ daaraan deelneemt, wat de frequentie is,Ā wat de agenda vormt, etc.Ā Ā 

Lees ook

Meer