Het belang van ICT-regie voor de digitale gemeente

Gastblog door Wim Hoekstra, Partner bij Quarant en ICT Consultant lokale overheid

We zitten anno 2018 middenin de vierde industriële revolutie: na de uitvinding van de stoommachine, de verbrandingsmotor en de microprocessor brengt nu de informatisering een nieuwe golf (disruptieve) ontwikkelingen in de maatschappij teweeg. De ontwikkelingen rond informatiegebruik en technologie verlopen exponentieel. Dit exponentiële karakter vloeit voort uit de combinatie van vier krachten:

The four forces of exponential technological development

Social: informatie en kennis worden steeds meer gedeeld via sociale netwerken. Mobile: mobiele apparaten worden steeds meer gebruikt voor communiceren, inkopen en werken. Analytics: informatie wordt geanalyseerd en de analyse wordt gebruikt om nieuwe ontwikkelingen te starten en om van te leren. Cloud: steeds grotere datasets en flexibel om kunnen gaan met programma’s vraagt om werken in de cloud. De combinatie van deze vier door technologie gedreven krachten en hun wederzijdse versterking heeft een grote impact op organisaties, individuen en samenlevingen. En daarmee ook op gemeenten en de relatie met zijn/haar inwoners:

Burgers maken steeds gebruik van selfservice.
Intensiever gebruik van data en toename van data (eigen kern- en basisregistraties, open data en big data bronnen).
Intensievere samenwerking door organisaties: het ontstaan van ‘smart urban regions’ gericht op een gezamenlijke aanpak van regionale problemen.
Verandering van werk door robotisering en automatisering: een deel van de banen bestaat over een aantal jaar niet meer en routinematig werk sterft steeds meer uit. Daar komt ander werk voor in de plaats: intelligent combineren van data, het managen van de kwaliteit van die data, samenwerken met partijen (publieke én private organisaties, burgers), beveiligen van data en bewaken van privacy.
Steeds meer landelijke afspraken (Digitale Agenda 2020) en wetgeving (Omgevingswet) voor gemeenten resulteren in ketensamenwerkingen. Deze vormen van samenwerking zijn anno 2018 alleen mogelijk door maximaal gebruik te maken van de informatisering én automatisering.

“Iedere gemeente staat de komende jaren voor de uitdaging om de groeiende mogelijkheden van informatisering en automatisering te omarmen.”

Wim hoekstra

Strategisch adviseur I&A lokale overheid, Quarant

Informatisering wordt hierdoor steeds meer een strategische tool voor een gemeente en automatisering is tegelijkertijd randvoorwaardelijk, maar heeft ook steeds meer van het karakter van een nutsvoorziening zoals stroom uit de muur en water uit de kraan.

Iedere gemeente staat de komende jaren voor de uitdaging om de groeiende mogelijkheden van informatisering en automatisering te omarmen. De snelheid van de ontwikkelingen kan lastig bij te benen zijn wanneer ICT niet je core business is en leidt bovendien af van innovaties binnen je eigen business. Ontzorgd worden op ICT én gelijktijdig ruimte creëren voor innovatie en vernieuwing kan voor gemeenten dé koers voor de komende jaren zijn.

Dat vergt het inrichten van een regieorganisatie, die vraag (vanuit de business) en aanbod (ICT-diensten) verbindt. Wat is daarvoor nodig?

Scope / cloud beleid: helderheid over wat wel en niet overgebracht mag worden naar welk cloud servicemodel (SaaS, PaaS, IaaS) en cloud implementatiemodel (Private of Public).
Regels, normen en kaders: op basis waarvan gaan we regie voeren? Interne en externe regels, normen en kaders zoals de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid), de AVG en regels over informatiebeveiliging zoals NEN 7510 en ISO 27001, etc. Het inventariseren van alles waaraan men zich moet houden is een belangrijke stap naar effectieve regie.
Processen: aan de hiervoor bedoelde regels, normen en kaders wordt voldaan door middel van werkende processen die eenduidig belegd moeten worden in de organisatie. Enterprise architectuur wordt belangrijker dan IT-architectuur, het gewicht van portfoliomanagement neemt toe. Wellicht dat de best practice processen van BISL meer aandacht moeten krijgen.
Organisatie: processen leiden tot taken, taken worden gecombineerd tot rollen waarvoor bepaalde competenties nodig zijn, rollen leiden tot functies. Uitwerking hiervan werkt zeer verhelderend en brengt discussie op gang over knelpunten in de regieorganisatie.
Informatie: voor regiesituaties geldt altijd het principe ‘meten is weten is sturen’. Zowel cloud leveranciers als de eigen organisatie leveren informatie in de vorm van rapportages en signalen, op basis waarvan het voldoen aan regels en het verloop van processen wordt getoetst. Dit geeft mogelijkheden om bij te sturen. Zonder deze informatie is er geen effectieve regie mogelijk.

Hierover gaan we 15 november 2018 tijdens de IT Experience van Solvinity met vertegenwoordigers van een aantal gemeenten en shared service centers van gedachten wisselen en ervaringen uitwisselen. Tenslotte is een goed uitgedachte en geïmplementeerde regieaanpak zowel tijdens de transitie als de jaren daarna een belangrijke succesfactor.

Wil je meer weten of heb je vragen of opmerkingen naar aanleiding van deze blog? Neem dan contact op met Wim Hoekstra, Partner bij Quarant. of e-mail naar gemeenten@solvinity.com.