Kevin Hermes Consultant Business IT
15 januari 2021

Het nieuwe normaal is een kwestie van in het diepe duiken

Drie adviezen voor een soepele transformatie van je organisatie

In september 2020 hebben Improven en secure managed IT service provider Solvinity de handen ineengeslagen om organisaties verder te helpen met de trend van het hybride werken. Tijdens het evenement ‘Het Nieuwe Thuiskantoor’ spraken we over de laatste werkplektrends en deelden we best practices rondom het nieuwe thuiskantoor met een veilige en efficiënte, digitale werkplek. In dit gastblog besteedt Kevin Hermes, Business IT consultant bij Improven, aandacht aan de veranderingen die hiermee gepaard gaan en die verder reiken dan techniek.

Niemand vraagt zich nog af of het oude normaal helemaal terug komt. Heel Nederland is tot de conclusie gekomen dat hybride werken een vaste plek moet krijgen. In juni vorig jaar schreven wij al over de voordelen die het werken deels vanuit huis en vanuit kantoor met zich mee brengt. Ons advies: zorg dat je hier op de lange termijn van kunt blijven profiteren. Toch worstelen nog veel organisaties een half jaar later met het inrichten van een hybride werkomgeving. Waar lopen zij tegenaan?

“Het afgelopen jaar hebben we ‘Running the Business’ voorrang gegeven: het werk dat we altijd deden, blijven doen. Waar we nu naartoe moeten, is het werk daadwerkelijk anders doen.”
Drie ordes van veranderen

Wanneer we door de bril van verandermanagement naar dit vraagstuk kijken, lijkt het antwoord vrij simpel. Maar de oplossing is dat zeker niet. Het afgelopen jaar hebben we ‘Running the Business’ voorrang gegeven: het werk dat we altijd deden, blijven doen. Dit is een verandering van de eerste orde. Waar we nu naartoe moeten, is het werk daadwerkelijk anders doen. Deze verandering raakt niet alleen de technologie (systemen), maar ook de medewerkers en de cultuur; en daarmee de hele organisatie. We spreken dan van een transformatie (tweede orde) of zelfs transitie (derde orde) van de organisatie. Dit vraagt een fundamenteel andere aanpak. Dat kost tijd, veel tijd.

blog_improven.png
Afb. De drie ordes van veranderen (bron: ICM trainingen en opleidingen)

Juist omdat het alle facetten van de organisatie raakt, moet de verandering vanuit een integrale totaalvisie worden aangepakt. Dat wil zeggen dat beleid, systemen en processen op de schop gaan en de factor mens en cultuur meegenomen worden bij de nieuwe inrichting. Het oude loslaten en als gehele organisatie in iets nieuws stappen.

Wat we bij Improven vaak zien, zijn organisaties die worstelen met de eerste orde verandering, zoals systemen en processen, en daar blijven hangen. Deze aspecten zijn randvoorwaardelijk, maar slechts de eerste stap. En hier ligt het gevaar op de loer, dat tweede en derde orde veranderingen wel worden gezien en benoemd, maar organisaties deze proberen op te lossen met de ‘oplossingen’ van de eerste orde. Dat gaat niet werken. De cultuurkant blijft dan onderbelicht. Toch is het niet vreemd dat we hier juist nu tegenaan lopen. We zijn immers nog bezig met het implementeren of afronden van deze eerste orde verandering.

“Het gaat om het ontwikkelen van een stip op de horizon die perspectief biedt. Dit moet aanlokkelijk zijn en richting geven.”
Drie adviezen voor 2021

Het is dus zaak om komend jaar door te pakken en af te dalen naar de juiste diepte. Hier drie concrete adviezen om eens over na te denken.

  1. Denk groot en ruim

Het gaat om het ontwikkelen van een stip op de horizon die perspectief biedt. Dit moet aanlokkelijk zijn en richting geven. Maak het dus niet te klein. Probeer bij het opstellen niet in risico’s of vanuit de huidige situatie te denken. Wist je dat een gemiddelde werkplek in Nederland per FTE per jaar €9.086,- kost en dat ons woon-werkverkeer jaarlijks goed is voor ruim 6 miljoen ton (!) CO2 uitstoot? Maak het je doel om dit te verlagen.

  1. Respecteer verschillende bloedgroepen

Er is geen ‘one-size-fits-all’ oplossing en dat is niet erg. Breng je medewerkers in kaart en deel deze in groepen in. Maak voor iedere groep een eigen plan en stem deze af met de bestaande organisatiestructuur. Hoe ga je om met een team waarin zowel pro thuiswerkers als pro kantoorwerkers zitten? Hoeveel vrijheid geef je iedere afdeling en welke sturing geef je managers mee? Maak hier duidelijke afspraken over en pas hier je systemen en ook je kantoren op aan. Denk aan zaken, zoals:

  • het bepalen van vaste dagen waarop geldt ‘kantoor tenzij’ en visa versa
  • afspraken over aanwezigheid en vergaderen
  • inrichting van het kantoor primair als ontmoetingsplek, daarna pas als werkplek
  1. Ga het doen

Er is geen verandering die helemaal volgens plan gaat. Houd de stip voor ogen en stuur bij wanneer ideeën niet blijken te werken. Laat de mensen zelf met inzichten komen en geef hen de ruimte om invulling te geven aan de nieuwe werkwijze. Deel successen maar ook mislukkingen. Communiceer, betrek en bespreek. Zo maak je het een organisatie-breed traject. En ook hiervoor geldt: laat het verleden los. Want één ding is zeker, helemaal terug naar het oude normaal accepteren we niet meer.

Hulp nodig?

Worstel je nog met de randvoorwaarden en heb je behoefte aan een veilige en efficiënte, digitale hybride werkplek? Neem contact op met Danny Vosman, Product Owner Workspace van Solvinity, via +31 (0)6 1308 0635 of Danny.vosman@solvinity.com

Denk je klaar te zijn voor het doortrekken van verandering naar de rest van je organisatie? Neem contact op met Kevin Hermes, Consultant Business IT bij Improven, via  +31 (0)6 8306 4501 of Kevin.Hermes@improven.nl

Meld je aan voor de Solvinity Nieuwsbrief

Ontvang het laatste nieuws, blogs, artikelen en events.

Lees ook

Meer