20 oktober 2022

Maak jouw gemeentelijke organisatie wendbaarder met slimme IT-sourcing

Verslag Ronde Tafel gemeenten 12 oktober 2022

Gemeenten hollen momenteel van crisis naar crisis. Tegelijkertijd staan ze voor grote opgaven. Om meer grip op zowel verwachte als onverwachte ontwikkelingen te krijgen, is het belangrijk dat je gemeentelijke organisatie wendbaar is. Het is erg lastig om zelf alle technische mogelijkheden, snelle marktontwikkelingen, hoge dienstverleningsverwachtingen en wettelijke eisen bij te houden. Een slimme IT-sourcingstrategie is dan essentieel.

Ronde Tafel voor gemeenten over IT-sourcing

Maar hoe pak je IT-sourcing op een slimme manier aan? Dat was de centrale vraag tijdens alweer de 4e editie van de Ronde Tafel voor gemeenten op woensdag 12 oktober 2022, georganiseerd door Quarant en Solvinity. Zo’n 30 deelnemers van verschillende gemeenten kwamen in een hybride setting samen om daarover met elkaar in gesprek te gaan. Pieter Kuijer, Business Manager bij Solvinity en Wim Hoekstra, partner en consultant bij Quarant, waren de gastheren van deze Ronde Tafel. 

Redenen voor gemeenten om hun IT-sourcing te veranderen

Wim Hoekstra presenteerde de uitkomsten van het vooronderzoek naar IT-sourcing dat was afgenomen bij de deelnemers. Daaruit blijkt dat ze vooral voor businessapplicaties, datacenters, servers, technisch applicatiebeheer en processen rond service–integratie en servicemanagement overwegen hun sourcingkeuze te veranderen. Dit omdat ze gebruik willen maken van kennis in de markt, hun kwetsbaarheid willen verminderen en de continuïteit willen waarborgen. Kosten en krapte op de arbeidsmarkt spelen voor de meeste organisaties geen hoofdrol in hun overwegingen. 

"Hosting en IT-infrastructuur worden bij steeds meer gemeenten uitbesteed en zijn in de regel ook prima over te dragen."

Ervaringen uit de praktijk van de BVO Rijn en Braassem

Waar moet je op letten als je als gemeente IT-diensten gaat uitbesteden? Jos van Weers, teammanager Beleid, Regie en Informatievoorziening bij de BVO Rijn en Braassem deelde zijn ervaring. Dit deed hij samen met Sacco van Wessel, Service Manager bij Solvinity en als leverancier vanaf de start betrokken bij de IT-sourcing van BVO Rijn en Braassem. Een samenvatting van hun aanbevelingen: 

Denk goed na over wat je uitbesteedt

Dit lijkt misschien een dooddoener, maar het is de basis om je sourcingstrategie succesvol te maken:

  • Hosting en IT-infrastructuur worden bij steeds meer gemeenten uitbesteed en zijn in de regel ook prima over te dragen.
  • Aanvullend is er een trend om zaken die om snel veranderende, specialistische kennis vragen, zoals cybersecuritydiensten, uit te besteden.
  • De IT-servicedesk (inclusief typische eerstelijnstaken als bijvoorbeeld het toekennen van rechten) daarentegen kun je het beste zo dicht mogelijk bij de eindgebruiker organiseren. Voorkom dat eindgebruikers lang moeten wachten op werkzaamheden die maar een paar minuten hoeven te duren. En dat die werkzaamheden veel overdrachtshandelingen (met kans op fouten) met zich meebrengen.
  • Formuleer duidelijke principes voor je organisatie. Bijvoorbeeld: we ontwikkelen zelf geen software en kiezen bij voorkeur voor SaaS-toepassingen.

Begeleid de overgang van operationele taken naar regievoerende taken

Regierollen vragen andere competenties dan beheerrollen. Dat is een flinke verandering voor IA-medewerkers:

  • Betrek mensen vanaf het begin bij het veranderproces, niet pas als de contracten zijn getekend. Besteed extra aandacht aan de key-players.
  • Zie het als een veranderkundige opgave.
  • Maak de nieuwe taken en organisatiestructuur niet te ingewikkeld.
  • Maak duidelijke afspraken met je partners als basis om prettig samen te werken.
  • Stel de tevredenheid van eindgebruikers altijd voorop. 
"Bepaal samen je doelen. En blijf de relatie met elkaar verstevigen. Vertrouwen en transparantie zijn essentieel om het werk optimaal uit te kunnen voeren en met elkaar te blijven leren en verbeteren."

Voorkom “Wie betaalt, bepaalt”

Start met een applicatierationalisatie. Het doel hiervan is voorkomen dat iedere afdeling zijn eigen applicaties wil houden, ondanks dat er al andere (meer geschikte) applicaties met dezelfde functionaliteit in beheer zijn. Dat maakt het beheer onnodig ingewikkeld. 

De risico’s van niet centraal beheerde apps

In de discussie na de presentatie van de BVO was er veel aandacht voor de vraag hoe om te gaan met tools en applicaties die teams en afdelingen (officieel of als shadow-IT) decentraal blijven gebruiken. Het uitfaseren ervan vraagt om opvoeding van de eindgebruikers en kost tijd. Een incident als met Log4J was daarin voor BVO Rijn en Braassem wel een goede wake–up–call. Het maakte bij alle medewerkers de risico’s van apps die niet centraal beheerd worden, nog eens heel erg duidelijk. 

De keuze van een passende sourcingmix

Wim Hoekstra besprak vervolgens hoe je als gemeente bepaalt welke sourcingmix het beste past bij de steeds strengere eisen aan beveiliging, continuïteit en wendbaarheid waarmee je als gemeente te maken hebt. Voor elk type IT-dienst heb je globaal genomen de keuze tussen zelf doen, publieke samenwerking, inhuur, outtasking, outsourcing: managed services. Wat de beste keuze voor jouw organisatie is, hangt onder andere af van je organisatie– en bedrijfsdoelen. Hoe innovatief wil je zijn? En hoe belangrijk vind je samenwerking met burgers en bedrijven? Andere afwegingen zijn de volwassenheid van de markt voor een bepaalde IT-dienst, je huidig IT-landschap en de volwassenheid van je regie-organisatie. 

De inrichting van de regie-organisatie

Pieter Kuijer ging verder in op het voeren van een effectieve regie-organisatie aan de hand van enkele voorbeelden uit de praktijk. Zo besprak hij de inrichting van je regie-organisatie en de veranderingen van rollen voor I&A-medewerkers. Dit laatste vraagt om nieuwe kennis en training, bijvoorbeeld op het gebied van ITIL. Maar ook om selectie van medewerkers op basis van de nieuwe competenties en dus om heldere passende functieprofielen. Daarnaast benadrukte Pieter dat je als gemeente en leverancier echt een partnerschap met elkaar moet willen aangaan. Bepaal samen je doelen. En blijf de relatie met elkaar verstevigen. Vertrouwen en transparantie zijn essentieel om het werk optimaal uit te kunnen voeren en met elkaar te blijven leren en verbeteren. 

Met elkaar in gesprek over sourcing

Daarna gingen de deelnemers in drie groepen uit elkaar om de volgende vragen met elkaar te bespreken:

1. Hoe merk je dat de eisen aan de I&A-functie aan het veranderen zijn?de sourcingmix

Enkele antwoorden:

  • Afdelingen zijn steeds meer zelf met hun SaaS-applicaties bezig, I&A richt zich meer op security, AVG, continuïteit en dergelijke.
  • De verantwoording voor de keuze voor bepaalde IT-oplossingen komt meer bij de afdelingen zelf te liggen.
  • De organisatie vraagt om meer flexibiliteit op de korte termijn, maar daardoor is het soms lastig de langetermijnvisie te bewaken.

2. Tot welke resultaten hebben andere sourcingkeuzes geleid?

Enkele antwoorden:

  • De kwetsbaarheid is verminderd.
  • Minder meerkosten.
  • Kortere time-to-market.
  • Meer focus op data.
  • Soms conflicten tussen nieuwe oplossingen en bestaande IT-
  • infrastructuur. Tweedeling: buitenwereld en binnenwereld.
  • Meer signalen van shadow-IT.

3. Hoe zouden beide partijen de regierol en het partnerschap kunnen verbeteren?

Enkele antwoorden:

  • Snelheid van adoptie bij gemeenten moet overeenkomen met snelheid van technische veranderingen bij de servicepartner.
  • Scherpe rolverdeling en afbakening van verantwoordelijkheden. Zorg dat je voor de hoofdprocessen weet welke rollen je nodig hebt, voordat je de boel ‘wegzet’.
  • Meer aandacht voor inhoudelijke governance (bijvoorbeeld voor informatieveiligheid).
  • Communiceer. Deel kennis onderling.
  • Organiseer een helder proces waarin je vraag en aanbod bij elkaar brengt. En waarbij een multidisciplinair CAB veranderingen toetst aan de architectuur en de langetermijnvisie.
"Vertrouwen en transparantie zijn essentieel. Blijf met elkaar leren en verbeteren. Zowel op strategisch, tactisch als operationeel niveau."

De 7 take-aways van deze Ronde Tafel

Deze Ronde Tafel voor gemeenten werd afgesloten met 7 belangrijke aandachtspunten om in het achterhoofd te houden bij het bepalen van je sourcingstrategie: 

  1. Sourcing verlaagt de kwetsbaarheid, maar verhoogt de exploitatiekosten. 
  2. Sourcing verhoogt  de wendbaarheid, versnelt vernieuwing en innovatie. 
  3. Sourcingkeuzes moeten voortvloeien uit ambities van de organisatie (strategische, bedrijfsvoerings- en IT-doelstellingen). 
  4. Als je geen controle hebt over je IT, krijg je die ook niet door te outsourcen. 
  5. Een transitie (van mens, organisatie en techniek) is een verandertraject dat tijd kost: begin tijdig en neem de tijd. Hou er rekening mee dat dit wellicht meerdere contractperioden vergt. 
  6. Start met het outsourcen van diensten aan de ‘aanbodzijde’, niet direct met diensten aan de ‘vraagzijde’ (zoals bijvoorbeeld de servicedesk). Dit om de impact voor eindgebruikers in het begin laag te houden. 
  7. Investeer in de relatie met je belangrijkste externe partners. Vertrouwen en transparantie zijn essentieel. Blijf met elkaar leren en verbeteren. Zowel op strategisch, tactisch als operationeel niveau. 

Meer informatie?

Wil je verder in gesprek over het thema sourcing of andere IT-gerelateerde zaken? 

Neem dan contact op met Anil Ozdemir via 06 82 119 991, anil.ozdemir@solvinity.com of met Wim Hoekstra via 06 212 606 38, wim.hoekstra@quarant.nl. 

 Wil je er ook bij de volgende Ronde Tafel voor gemeenten bij zijn? Blijf op de hoogte van nieuwe data en onderwerpen en meld je aan voor de nieuwsbrieven van Solvinity en Quarant. 

Meld je aan voor de Solvinity Nieuwsbrief

Ontvang het laatste nieuws, blogs, artikelen en events.
Background Icon

Lees ook

Meer berichten

Meer