Zo behoudt een digitale gemeente de regie over ICT

Steeds meer gemeenten overwegen IT-taken uit te besteden aan externe specialisten. Nieuwe technologieën geven aantrekkelijke nieuwe mogelijkheden, maar vragen ook kennis en ervaring die de bestaande teams vaak zelf niet kunnen bieden. Zeker kleine en middelgrote gemeenten hebben daardoor moeite om al die veranderingen in goede banen te leiden.

Digitalisering plaatst gemeenten voor een uitdaging. Het Rijk probeert de decentrale overheden te stimuleren om digitaal te transformeren. De uitvoerende instanties zijn helaas nog niet erg onder de indruk. Staatssecretaris Knops van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) stelde begin dit jaar nog dat het regeringsprogramma Digitaal 2017 ‘doelmatig en doeltreffend’ is geweest. Maar in recent onderzoek van I&O Research, in opdracht van Binnenlands Bestuur, geeft ruim driekwart van de ambtenaren aan dat het programma zijn beloften slechts gedeeltelijk heeft ingelost. Als redenen geven de ambtenaren aan dat digitalisering door de veranderende wetgeving alleen maar moeilijker wordt en dat bestaande overeenkomsten met ICT-leveranciers een transformatie eerder ingewikkelder dan eenvoudiger maken. Verder noemen de ambtenaren te weinig regie, te weinig sturing, te weinig kennis – en te weinig bereidheid om te veranderen.

De VNG biedt van haar kant hulp in allerlei vormen. Initiatieven als Common Ground, GIBIT (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT), GGI (Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur), GDI (Generieke Digitale Infrastructuur), GGU (Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering) en de GEMMA (Gemeentelijke Model Architectuur) zijn ontworpen om het digitale landschap van gemeenten op orde te brengen. Ondersteuning van externe partijen is daarbij nodig – al was het maar omdat nieuwe technologie kennis en ervaring vereist die niet alleen specialistisch, maar ook schaars is. De vraag is vooral hoe je zó kunt uitbesteden dat je als gemeente zelf de regie behoudt. Hoe kun je nog de service leveren die van je verwacht wordt als je niet alles zelf meer in de hand hebt?

“In een situatie waarin IT steeds verder wordt uitbesteed, gedraagt de ideale partner zich als een verlengstuk van de eigen organisatie.”

Blijf flexibel

Veel organisaties zijn geneigd regie te verwarren met strakke afspraken over processen en procedures die worden vastgelegd in waterdichte SLA’s. Natuurlijk is het heel belangrijk om goede, heldere afspraken te maken. Tegelijkertijd is dat alleen niet voldoende. Regels kunnen ook tot gevolg hebben dat de menselijke maat naar de achtergrond wordt gedrongen – zoals verzekeringen die, als het erop aankomt, zich beroepen op de regels om je niet te hoeven helpen. Of ICT-dienstverleners die in de praktijk eerder een belemmering dan een aanjager voor vernieuwing zijn.

Daarom vinden wij het bij Solvinity belangrijk onze diensten zó in te richten dat aan de ene kant volkomen helder is wat we van elkaar mogen verwachten, en aan de andere kant de flexibiliteit blijft bestaan om in te springen op situaties (zoals veranderende wet- en regelgeving) die niet altijd voorspelbaar zijn. Wij werken met klantenteams, wat betekent dat onze klanten samenwerken met een vaste groep mensen die meegroeien met de gemeente. Daardoor bouwen onze mensen een persoonlijke band op met het interne IT-team en leren ze de organisatie door en door kennen. Als de nood aan de man is, is direct contact met het eigen klantenteam bovendien de beste manier om snel en effectief geholpen te worden.

Houd overzicht

Daarnaast is het voor een succesvolle uitbesteding van IT-taken een voorwaarde dat onze klanten zo veel mogelijk inzicht en overzicht krijgen voor de taken die bij ons worden uitbesteed. We hechten daar zelfs zoveel waarde aan dat veel klanten door onze samenwerking méér inzicht krijgen in hun bedrijfsarchitectuur dan vooraf het geval was, en we werken voortdurend aan methoden om dat inzicht nog verder te verbeteren.

Dat betekent bijvoorbeeld ook dat we veel aandacht besteden aan Service Integratie. Eén van de gevolgen van de opkomst van nieuwe technologieën zoals Cloud, is dat een groeiend aantal diensten en applicaties bij verschillende leveranciers ‘als een service’ worden afgenomen. Dat heeft grote voordelen, maar maakt het ook lastig om de regie te behouden. Solvinity zorgt dat al die diensten optimaal samenwerken en centraal beheerd worden. Dat leidt tot een betere gebruikservaring en voorkomt dat de security in het geding komt of onnodige kosten worden gemaakt. Via CloudBilling brengt Solvinity al deze diensten zelfs samen op één factuur.

Blijf communiceren

IT draait nooit uitsluitend om techniek, maar bestaat om een doelstelling te ondersteunen. Een goede IT-regieorganisatie stemt de mogelijkheden van IT (de ‘supply-zijde’) af op de wensen vanuit de ambtenarij (de ‘demand-kant’). Om effectief te kunnen werken is zo’n regie-organisatie bij voorkeur compact en goed op de hoogte van de laatste ICT-ontwikkelingen, maar ook van de doelen die de gemeente zichzelf stelt én de wensen en eisen die vanuit het Rijk en elders op ons af komen. De digitale overheid, wet- en regelgeving zoals de AVG en initiatieven van bijvoorbeeld de VNG: het vergt nogal wat om dat allemaal in goede banen te leiden. Het helpt wel als IT zich, dankzij uitbesteding, minder hoeft bezig te houden met onderhoud, beheer en beveiliging, en zich meer kan richten op governance en strategie.

Toch moet ook een externe partij waar IT aan wordt uitbesteed, in onze visie altijd op de hoogte zijn van de strategie en organisatiestructuur van een gemeente, en dus altijd nauw in contact staan met de IT-regieorganisatie bij de gemeente. De technische keuzes die op korte termijn worden gemaakt, hebben in potentie grote gevolgen voor de mogelijkheden én beperkingen in de toekomst.

Een strak geregisseerde en toekomstbestendige IT-omgeving ontstaat alleen door met alle betrokken partijen goed te blijven communiceren over wat een gemeente wil bereiken, hoe de organisatie functioneert, en welke services de gemeente nu en in de toekomst aan burgers en medewerkers wil kunnen bieden. Dat betekent dat wij als aanbieder regelmatig en helder rapporteren over wat we doen, maar ook dat we blijven overleggen met onze partners om ons ervan te verzekeren dat onze inspanningen nog steeds tegemoet komen aan de plannen en verwachtingen van de gemeente.

De regie behouden in een situatie waarin IT steeds verder wordt uitbesteed vraagt om strakke en heldere afspraken, maar vooral ook om flexibiliteit, overzicht en communicatie. De ideale partner gedraagt zich als een verlengstuk van de eigen organisatie. Solvinity denkt actief mee over essentiële vraagstukken, maar reikt ook alle tools aan waarmee een digitale gemeente de controle houdt over een IT-omgeving die zich steeds vaker buiten de eigen organisatie ontwikkelt.