De 5 lagen van de hybride werkplek

Als analoog virus heeft het coronavirus een behoorlijke impact op hoe we de voorbije maanden zijn omgegaan met digitaal werken. Waar de afgelopen jaren veel gesproken is over het nieuwe werken, en bepaalde sectoren zoals overheid, zorg en onderwijs, last hadden van koudwatervrees, heeft de coronacrisis laten zien dat de technische kant van dat nieuwe werken geen enkel probleem meer vormt. Binnen de kortste keren werkte iedereen vanuit huis, ook medewerkers van organisaties die dat nog niet eerder hadden gedaan of dat tot 16 maart altijd hebben tegengehouden.

Hybrid is here to stay

Inmiddels zijn we een half jaar verder en wordt steeds duidelijker dat het nieuwe werken, of het hybride werken zoals sommigen het noemen, een blijvertje is. Eind juli berichtte de NOS dat grote werkgevers er rekening mee houden dat ze niet teruggaan naar de kantoorsituatie van voor de crisis. Henk Volberda, hoogleraar strategisch management aan de Universiteit van Amsterdam, stelt in datzelfde bericht te verwachten dat deze trend van meer thuis en minder op kantoor, zal doorzetten. “Het kantoor zal veel meer een ontmoetingsplek worden.”

Dat zien wij ook bij Solvinity. Veel van onze medewerkers geven aan niet meer per se naar kantoor te hoeven komen om hun werk te kunnen doen. Ze vinden het wel leuk, maar het hoeft niet meer elke dag – en ook niet elke week. Tegelijkertijd missen ze de sociale interactie met hun collega’s wel, zoals dat gesprekje bij de koffieautomaat. Ook ervaren ze dat de overgang tussen privé en werk nu veel abrupter is; er is geen reistijd die ze kunnen gebruiken om rustig te veranderen van mindset. Sowieso vervaagt door thuiswerken de scheidslijn tussen werk en privé. Dat is niet voor iedereen even gemakkelijk om mee om te gaan.

Dus ja, thuiswerken is verleidelijk en zal zeker een blijvertje zijn, maar er zijn ook valkuilen. Want het is niet vanzelfsprekend dat als je de technologie uitrolt, iedereen daar zondermeer mee weet om te gaan. Daar ligt, denk ik, een belangrijke taak voor werkgevers: om die valkuilen te dichten, of er op z’n minst een plankje overheen te leggen. Werkgevers moeten dus naast het technisch faciliteren ook nadenken over een aantal andere aspecten die met thuiswerken te maken hebben.

De vijf lagen van de werkplek

Stel dat je een piramide tekent, dan bestaat de onderste laag daarvan uit de beschikbaarheid van de infrastructuur, de technische kant van de werkplek, met alles wat daarbij hoort.

Bovenop die infrastructuur ligt een securitylaag. Hoe zorg je ervoor dat zowel de data als de applicaties beveiligd zijn? Dat is deels technisch, maar dat heeft ook te maken met gedrag. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers zorgvuldig omgaan met privacygevoelige data? Hoe voorkom je dat data terechtkomt op devices die onvoldoende beveiligd zijn?

De derde laag gaat over toegankelijkheid. Hoe zorg je ervoor dat iedereen altijd en overal toegang heeft tot alle informatie die nodig is om het werk te kunnen doen – op kantoor, thuis en onderweg? Hoe zorg je dat werknemers altijd moeiteloos alle tools en data kunnen vinden die ze nodig hebben en altijd tijdig op de hoogte zijn van de voor hen relevante informatie? Een goede werkplek stelt medewerkers in staat overdag achter hun bureau hun werk te doen, maar vervolgens ook ’s avonds in de trein op hun telefoon moeiteloos door te pakken in precies dezelfde omgeving.

De vierde laag van de piramide wordt gevormd door de sociale component. Dan gaat het om hoe je interacteert en binding houdt met collega’s, klanten en derden, maar ook over bijvoorbeeld sociale intelligentie. Hoe leg je contact met collega’s, klanten en derden: gebruik je alleen audio of ook beeld? En als je beeld gebruikt, vervaag je dan de achtergrond of niet? Dat heeft allemaal invloed op hoe de boodschap overkomt. Welke afspraken maak je hierover met elkaar? Is het normaal dat je na een online vergadering direct de verbinding verbreekt of is er nog tijd voor wat informele interactie

De vijfde en laatste component is het culturele aspect, het dna van het bedrijf in relatie tot de medewerker. Als je genoeg sociale interactie hebt, mag je verwachten dat je uiteindelijk elkaars cultuur overneemt. Maar als die sociale interactie niet meer zo vanzelfsprekend is, kun je dan nog wel spreken van binding met medewerkers, over loyaliteit?

Overal prettig productief

Natuurlijk, Solvinity is als IT-dienstverlener van de techniek. Onderdeel van ons dienstenportfolio is dan ook een moderne cloud werkplekoplossing, Lango Workspace genaamd, die organisaties op technisch vlak optimaal bij deze ontwikkeling ondersteunt. Wij houden die 7 x 24 uur in de lucht en zorgen dat de data goed beveiligd is. Dat is waar we goed in zijn. Maar het gaat dus verder dan alleen het uitrollen van een technische werkplek. Het gaat om user adoption, om onboarding. Dat vereist educatie en training. Dat vereist communicatie over wat de medewerker kan verwachten en wat de do’s en don’ts zijn. En dat is geen technisch kunstje, maar maatwerk voor specifieke gebruikersgroep(en). Dat is bij elke werkgever weer anders. Daar zijn we ons terdege van bewust – en we kennen de gespecialiseerde partijen die werkgevers hierbij kunnen ondersteunen.

“ Uiteindelijk gaat het vraagstuk rondom de werkplek dus richting eindgebruikersproductiviteit.”

Uiteindelijk gaat het vraagstuk rondom de werkplek dus richting eindgebruikersproductiviteit. Hoe zorg je ervoor dat de medewerker zijn werk kan doen op een manier die in balans is met zijn privéleven, op een manier die veilig is en de medewerkers ook nog maximaal productief laat zijn? Naast het technische aspect moet je als expert ook die andere aspecten benaderen om thuiswerken tot een succes te maken, voor de werkgever én voor de werknemers.

Het Nieuwe Thuiskantoor

Dat is waar we het met jou over willen hebben tijdens ons event ‘Het Nieuwe Thuiskantoor’ op 29 september. Samen met 9292, Lango-gebruiker van het eerste uur, en onze consultancypartner Improven, laten we je graag de laatste werkplektrends zien. We delen best practices rondom het nieuwe thuiskantoor en demonstreren hoe een cloudoplossing als Lango Workspace hierin kan ondersteunen.

Ondertussen gaan ook wij aan de slag met de gedeeltelijke terugkeer naar kantoor. Hoe moeten we dat inrichten om er coronaproof te kunnen werken? En hoe gaan we om met overlegstructuren en meetings? Moeten we ernaartoe dat iedere afdeling een eigen kantoordag heeft? Of willen we juist de kruisbestuiving tussen afdelingen stimuleren door medewerkers gemengd op kantoor te laten werken? De praktijk zal moeten uitwijzen wat het handigst is en waar mensen zich het prettigst bij voelen. Ik zie ernaar uit onze ervaringen op dit vlak tijdens ons event eind september met je te kunnen delen.

Wil jij meer weten over ‘Het nieuwe thuiskantoor’? Kijk op onze website en meld je aan!

Meer weten over Lango Workspace? Kijk op solvinity.com//lango-workspace.